Funciones de una Secretaria

Si te gusta el mundo de la administración y las empresas, formarte es una buena opción para desarrollar tu carrera profesional en este ámbito y como secretaria de dirección. En este post te contamos las funciones de una secretaria y cómo puedes conseguir un trabajo cómo secretaria.

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En ESSAE contamos con cursos de secretaria que te ayudarán a lograr tu objetivo. Además, todos ellos cuentan con horas de prácticas en empresas donde podrás demostrar todo lo que has aprendido. Con contenidos hechos por profesionales del ámbito administrativo, nuestros cursos te darán los conocimientos que necesitas sobre contabilidad, finanzas y gestión de empresas.

Puede que de primeras te parezca sencillo llegar a ser una buena secretaria, pero la realidad es que hoy en día las empresas demandan y valoran perfiles polivalentes y muy cualificados. Las responsabilidades de esta profesión se están ampliando y evolucionando a un ritmo trepidante. En este artículo te contamos cuales son las funciones de una secretaria, cómo ser secretaria y mejorar tu currículum con la formación más demandada por las empresas.

¿Cuáles son las funciones de una secretaria?

Son muchísimas las funciones que puede desempeñar una secretaria, desde ser recepcionista hasta asistente de dirección. Todo depende de la formación que vayas adquiriendo. Si generalizamos, las funciones de una secretaria son:

• Gestionar, filtrar y administrar las comunicaciones tanto orales como escritas (teléfono, correo ordinario, emails, redes sociales), en lengua materna y/o extranjera.
• Organizar eventos, reuniones, congresos, viajes de negocios, etc.
• Recibir las visitas externas, organizar agendas del equipo de dirección.
• Redactar documentos, desarrollar presentaciones, etc.
• Gestionar, archivar y tratar diferentes documentos y datos.
• Coordinar la comunicación con el resto de departamentos de la empresa.
• Contabilidad.
• Gestión de nóminas.

Qué hace una secretaria: Habilidades Necesarias

Para desempeñar las labores que hace una secretaria es necesario tener un perfil profesional con habilidades especificas para desempeñar este puesto de trabajo. Algunas de las competencias y habilidades necesarias para ser secretaria son las siguientes:

• Debido a la cantidad de tareas que tendrás que desempeñar y el número de personas que tendrás que atender, es esencial que seas una persona organizada y sepas planificar con antelación tu propio trabajo con eficacia.
• Conviene que seas una persona polivalente para saber adaptarte a las diversas funciones y requerimientos que te hagan desde la dirección de la empresa.
• Está muy bien valorado que seas una persona con iniciativa, dispuesta a aportar y a ayudar en la medida de tus posibilidades.
• También debes ser una persona muy discreta, ya que manejarás información y contactos de gran interés para la compañía.
• Puesto que, en ocasiones, serás el nexo entre la dirección y el resto de la empresa, tendrás que saber trabajar en equipo, colaborando como uno más.
• Constantemente estarás en contacto con personas de la empresa, clientes y visitas, por lo que tienes que tener ciertas habilidades sociales, como la empatía, y saber escuchar y atender con amabilidad y educación.
• Flexibilidad horaria. Muchos puestos de secretaria, sobre todo los de dirección, exigen tener disponibilidad horaria para asistir a eventos o, incluso, para viajar cuando sea preciso.
• Al desarrollar tantos escritos y documentos, es necesario que tengas excelente redacción y ortografía.
• Los idiomas es otro punto fuerte para encontrar un buen puesto de secretaria. Si ya dominas el inglés, es el momento de pensar en otro idioma, como puede ser el francés, el alemán o incluso el chino, que también son muy demandados en determinados sectores.
• La informática es otra de las habilidades más buscadas en una buena secretaria. Seguro que en los estudios que desarrolles de secretariado te van a formar con diversos programas informáticos, pero no olvides seguir actualizándote y formándote en esta área.
• Tener nociones de protocolo es otra de las habilidades más buscadas para los puestos de secretaria de dirección o para las posiciones encargadas de la organización de eventos.
• Si tienes conocimientos del manejo de las redes sociales, podrías también encargarte de ciertas labores que realiza un community manager. Si trabajas para una compañía pequeña o como asistente personal, es muy probable que tengas que atender a los perfiles de las redes sociales de esa persona o empresa.
• Si quieres especializarte en recursos humanos, tendrás que tener conocimientos de cómo se realizan las gestiones de las nóminas, derecho laboral, convenios, cotizaciones, etc.

Como ves, son muchas las habilidades personales y profesionales que debes poseer para que tu perfil encaje con lo que hoy en día demandan las empresas. Dependiendo de tu formación y experiencia podrás ejercer como secretaria en una empresa privada, en un despacho profesional, como asistente personal e, incluso, como funcionaria de la administración pública.

¿Dónde puedo formarme para ser secretaria?

Existen diversas opciones de estudios para ser secretaria que puedes encontrar en academias y centros privados y también como ciclo superior de Formación Profesional.

En ESSAE podrás estudiar uno de los cursos para administrativos más completos del mercado. Te prepararemos para que adquieras habilidades de comunicación y también aprenderás a manejar programas informáticos importantes para el trabajar en cualquier empresa. Nuestro curso de secretariado administrativo incluso cuenta con un módulo muy valorado hoy en día por las empresas: inglés para profesionales administrativos. Aprenderás todas las funciones de una secretaria, a organizar las actividades secretariales, viajes, reuniones…

Las ventajas de acudir a un centro de formación privado es que será más fácil de compaginar con tus horarios y obligaciones. Incluso, podrás elegir la modalidad online si no quieres perder el tiempo en desplazamientos.

Sea cual sea el curso y la especialidad que elijas, a la hora de escoger un centro o escuela de formación debes comprobar que tenga la experiencia suficiente en este tipo de formación.

• Fíjate en el profesorado, conviene que sean profesionales con amplia experiencia que sepan responder a las dudas que te vayan surgiendo a medida que avanzas con el temario.
• Asegúrate también que el temario y el programa del curso estén actualizados y sean lo más completos posibles. Y de que el temario esté pensado para dar respuesta a las necesidades que tienen las empresas a la hora de contratar, como en los cursos de ESSAE dónde adaptamos los contenidos a lo que buscan las empresas.
• Otro aspecto importante que debes valorar es que te aseguren la oportunidad de realizar prácticas laborables. De esta forma aprenderás el funcionamiento de una empresa y podrás poner en práctica todo lo aprendido.