Funciones del jefe de protocolo

En este post hablaremos de las funciones del jefe de protocolo en eventos y cuáles son las habilidades más valoradas para trabajar en este sector.

¿Qué es un jefe de protocolo?

El jefe de protocolo es la persona que se encarga de organizar todos y cada uno de los detalles necesarios en la celebración de un acto o evento. Es quien se ocupa de la dirección del acontecimiento, y por tanto, quien asigna las funciones del resto del equipo, ya sean auxiliares, adjuntos, colaboradores o subordinados.

📌Sin embargo, aunque delegue en su equipo, deberá vigilar que cada tarea se efectúe de manera correcta, supervisando que cada pequeño detalle funcione adecuadamente y en base al plan establecido previamente.

Principales funciones del jefe de protocolo

• Elaborar el diseño del evento: desarrollará una planificación del acto en base a cuestiones tales como la naturaleza del evento, el lugar en el que se realice, el espacio disponible, el tipo de asistentes y su número, la institución o empresa que lo celebre…
• Desarrollar un presupuesto: se deberá elaborar un presupuesto en el que figuren cada uno de los gastos especificados con detalle, como por ejemplo permisos, alquiler del local o el equipo, bebida, comida… Si se diese el caso de que el evento generase algún tipo de ingresos, ya fuese por medio de patrocinios, de la venta de entradas, etc, dichos ingresos también se incluirían en el presupuesto.
• Establecerá una serie de  plazos que deberán cumplirse para mejorar el rendimiento del equipo y obtener un resultado adecuado de cada una de las tareas que conforman el plan de acción, y por extensión, del resultado final. El calendario se convertirá en el mejor amigo de un jefe de protocolo.
• Preparación de un plan de publicidad y marketing: elegirá los métodos para la publicidad del evento que crea más acordes para su difusión y le proporcionen un mayor éxito.
• Organización del acto: una vez se ha elaborado el diseño del evento, el jefe de protocolo se hará cargo de planificar las diferentes tareas que deben llevarse a cabo, su orden de prioridad, las subtareas de que se componen cada una de las mismas y la asignación de la persona o grupo de personas que las realizarán.
• Supervisión del desarrollo: supervisará la totalidad de las tareas asignadas a su equipo, comprobando tanto su correcto desarrollo como su resultado, además de coordinar la ejecución de estas.
• Asesoramiento sobre protocolo al personal: será recomendable asesorar a las diferentes personas encargadas de la realización del evento sobre el protocolo y la ceremonia de los que requiere el tipo de acto.
• En caso de la asistencia de prensa, el jefe de protocolo establecerá el área de prensa y, de manera conjunta con la misma, acordará la difusión del evento.
• Durante el tiempo en que transcurra el evento, velará porque el acto desarrolle de manera correcta, continuando con su labor de supervisión.
• Evaluación del evento: una vez finalice el acontecimiento, será conveniente reflexionar sobre si el mismo ha discurrido conforme a la planificación, si los comentarios de los asistentes han sido positivos, si han surgido imprevistos… En definitiva, si existe algo que sea necesario modificar en el futuro para mejorar la calidad del resultado.

Cualidades, actitudes y habilidades de un buen jefe de protocolo

• Ser capaz de transmitir confianza, tanto de cara a nuestro equipo como a nuestros clientes. En primer lugar, las personas que conforman nuestro equipo deben tener la seguridad de que, tanto a nivel individual como colectivo, van a llevar a cabo un excelente trabajo siguiendo las pautas establecidas por nosotros. En referencia a nuestros clientes, tener claras nuestras ideas y saber defenderlas, logrará que confíen en nosotros, pero además, deberán comprobar que todo lo que les hemos prometido, se lleva a cabo de manera exitosa.
• Disposición para relacionarnos con los demás, lo que nos permitirá conseguir nuevos clientes y proveedores.
• Poseer buenas dotes de comunicación resultará de gran ayuda para explicar nuestros proyectos con claridad y hacer que el resto los comprenda a la perfección y crea tanto en ellos como lo hacemos nosotros. También deberemos ser capaces de transmitir a nuestro equipo lo que esperamos de él en las diferentes tareas que le hemos encomendado.
• Saber organizarnos es de vital importancia en un trabajo donde hay que cumplir con unos plazos establecidos, y en el que la rapidez y la eficacia deben ser nuestras compañeras.
• La versatilidad será una de nuestras mayores amigas, ya que como profesionales de este sector, deberemos afrontar una serie de tareas dispares que requieren de diferentes habilidades.
• Es un trabajo que necesita de una gran creatividad; tengamos en cuenta que a partir de unas pocas directrices del cliente, o a veces ni tan siquiera de eso, tenemos que construir toda una idea que funcione para el evento en cuestión.
• Debemos contar con una enorme capacidad de adaptación porque es probable que durante la planificación y desarrollo de un evento, surjan diversos cambios de última hora, imprevistos y dificultades que deberemos saber afrontar, siendo capaces de encontrar soluciones alternativas sin que ello afecte al resultado final.
• Tener capacidad de liderazgo debe ser intrínseco a este trabajo, ya que nuestra tarea principal es la dirección.

¿Cómo puedo llegar a ser jefe de protocolo?

🎓 Deberás estar preparado y formado en organización de eventos, pero las funciones del jefe de protocolo van mucho más allá. Además de poseer conocimientos sobre gestión y organización de eventos, hoy en día también es muy importante que conozcas y manejes técnicas de marketing digital y que poseas conocimientos de administración.

Los medios de comunicación y prensa tradicionales siguen siendo importantes para la difusión de un evento, sin embargo, las redes sociales y medios digitales cada vez son más importantes, por lo tanto poseer conocimientos del entorno del marketing digital serán muy valorados para conseguir un puesto de trabajo como jefe de protocolo.

También es relevante que poseas conocimientos de administración a la hora de organizar los presupuestos y los gastos de la organización de un evento. Poseer estas habilidades también te proporcionará independencia a la hora de trabajar por tu cuenta o de montar tu propia empresa de organización de eventos.