Las funciones de un recepcionista de hotel pueden variar en base al tipo de establecimiento en el que desempeñe: su actividad, su estatus, su tamaño, los servicios que ofrezca… Sin embargo, haremos una selección con las tareas más comunes que suele llevar a cabo este profesional del turismo.
Fórmate ahora en una profesión con salida laboral
Índice de contenido
Funciones que desempeña el recepcionista de un hotel
Un recepcionista de hotel gestiona diferentes funciones:
- Gestionar las reservas de tal modo que se consiga lograr un mayor índice de ocupación del establecimiento. Esto incluye confirmar, modificar o cancelar las reservas cuando sea necesario, ya sea telefónicamente, por correo electrónico o internet.
- Coordinar con el resto de departamentos la llegada de un nuevo huésped.
- Acoger y recibir a los huéspedes del hotel. Se deberá comprobar que la identidad de los huéspedes es la indicada en sus reservas.
- Asignar las habitaciones de las que dispone el hotel.
- Registrar debidamente las entradas y salidas de los clientes.
- Ofrecer a los clientes la información que necesiten para que su estancia les resulte lo más satisfactoria posible:
- Asegurarse de que la información proporcionada a los clientes es precisa y lo más actual posible.
- Responder a cada duda e inquietud de los huéspedes y atender sus diferentes requerimientos.
- Anticiparse a las necesidades de los clientes y proveer a estos de todo aquello que pensemos que les haría la estancia más agradable.
- Gestionar la documentación presentada por los clientes en recepción, y remitirla, cuando sea necesario, al departamento que corresponda.
- Realizar la entrega de llaves o tarjetas de acceso.
- Proporcionar al cliente una atención lo más personalizada posible que no solo cubra, sino sobrepase sus expectativas.
- Tramitar las reclamaciones de los clientes cuando tengan lugar, y remitirlas al departamento encargado de las mismas.
- Cuidar de la seguridad de los huéspedes y sus pertenencias mediante el control de acceso a las instalaciones, vigilando la circulación de clientes, empleados y visitantes en el lobby del establecimiento.
- Llevar a cabo ciertos servicios del hotel como el de correspondencia, mensajería o despertador, entre otros.
- Realizar los cambios de divisa cuando sea un servicio ofrecido por el hotel.
- Llevar un registro de los servicios consumidos por el cliente y cobrar los gastos derivados de estos.
- Realizar recibos y facturas.
- Encargarse de la atención telefónica.
- Gestionar el uso de las salas de reuniones si las hubiera.
- Establecer un orden de prioridad en las cuestiones que tengan que irse solventando en el día a día.
- Cerciorarse de que se resuelvan los problemas que vayan surgiendo, y lo hagan de la mejor manera.
- Escuchar con atención las opiniones de los huéspedes en lo referente al hotel, el servicio que han recibido y su estancia. De esta manera podremos transmitir esta valiosa información a los responsables de los departamentos a los que ataña con el fin de mejorar.
- Comprobar que se recuperan las llaves o tarjetas de acceso una vez los clientes finalicen su estancia.
- Comunicar al departamento de limpieza del hotel cuáles han sido las habitaciones cuyos huéspedes ya han realizado el check out.
- Conocer a fondo el funcionamiento del hotel y de todos sus departamentos, ya que para obtener los mejores resultados y lograr la máxima satisfacción de los clientes, deberemos coordinar nuestro trabajo con el del resto de trabajadores.
- Mantener una buena relación con agentes turísticos y agencias de viajes, lo cual ayudará a la promoción del hotel.
- Realizar el cierre de caja cuando sea necesario.
- Mantener informado al gerente sobre lesiones, accidentes o condiciones laborales que puedan llegar a resultar inseguras.
- Informar sobre los lugares de interés que pueden visitar, ya sea en el emplazamiento del hotel o en localidades cercanas al mismo.
- Comunicar los servicios ofrecidos por el hotel, así como sus horarios, además de gestionar las reservas para los que la requieran.
¿Cómo trabajar de recepcionista de hotel?
Quizá el trabajo de recepcionista de hotel llame tu atención porque te gusta el sector del turismo, tienes don de gentes o consideras que posees las aptitudes que se necesitan para llevar a cabo un excelente trabajo como tal.
Si deseas prepararte para desempeñar el trabajo de recepcionista de hotel en el futuro, es recomendable que adquieras conocimientos sobre turismo, tareas administrativas e idiomas.
Debes tener en cuenta que la escuela de formación que escojas cuente con un profesorado altamente cualificado, con una amplia experiencia en el campo de la docencia. Otra de las cuestiones más importantes para considerar el curso que más te convenga, es que este incluya prácticas laborales en prestigiosas empresas del sector, así podrás llevar a la práctica la teoría aprendida durante el curso y servirá como referencia en tu curriculum vitae.
Es interesante que el lugar que elijas para cursar tus estudios te ofrezca la posibilidad de realizar el curso online, ya que cabe la posibilidad de que desees compatibilizar tu trabajo actual con tus estudios. Además, si esta resultase la opción que mejor se adaptase a tu estilo de vida, es importante que el centro te brinde las facilidades necesarias para terminar tu curso con éxito, como disponer de un tutor personal para resolver tus dudas en todo momento, disponer de tutorías presenciales, o material de apoyo didáctico online.
Tus objetivos al terminar el curso deberían ser los siguientes:
- Saber analizar el funcionamiento del departamento de recepción.
- Aprender las habilidades necesarias para tratar con los clientes.
- Dominar cada una de las tareas que debe realizar el recepcionista en su puesto de trabajo.
- Aprender el proceso de facturación y cumplimentación de distintos tipos de documentos.
- Conocer las funciones del departamento de conserjería.
- Dominar las principales técnicas de atención telefónica.
- Aprender un idioma orientado profesionalmente al turismo.
