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¿Qué hace un auxiliar administrativo?

Las funciones de un auxiliar administrativo son muchas y variadas:

  • Recibir a las visitas y averiguar el porqué de las misma para poder ayudarles.
  • Atención telefónica o chat online.
  • Gestionar el correo electrónico de la empresa, filtrando los correos, respondiendo a los que sea necesario y reenviando a otros departamentos o personas aquellos que sean de su competencia.
  • Llevar el control de la correspondencia entrante y saliente. Si es entrante, la clasificaremos o entregaremos a la persona o departamento que corresponda. En caso de ser correspondencia saliente, nos aseguraremos de que se envíe en la fecha adecuada.
  • Será quien se encargue de la redacción de documentos de índole administrativo.
  • Transcribir textos a partir de borradores o grabaciones.
  • Revisar, organizar y archivar los documentos de la empresa.
  • Actualizar las listas de clientes y/o proveedores.
  • Realizar el mantenimiento de las bases de datos.
  • Escanear los documentos físicos que sea necesario conservar en formato digital.
  • Gestionar la agenda de determinados directivos.
  • Coordinar el calendario de trabajo con las distintas reuniones o citas que tengan lugar en la oficina.
  • Redactar el orden del día y el acta de las diferentes reuniones.
  • Reservar las salas de reuniones o locales en los que tengan lugar las reuniones o eventos de la empresa.
  • Confirmar la asistencia de los diferentes asistentes a una reunión o evento corporativo.
  • En caso de existir un evento de empresa, encargarse del catering, la logística, el material de apoyo...
  • Si existiese un viaje de miembros de la empresa por motivos de trabajo, encargarse de los preparativos: alojamiento, transporte, material necesario…
  • Encargarse de los requerimientos de los clientes.
  • Facilitar la información solicitada por parte de los clientes siempre que esté en nuestra mano.
  • Cuidar y mantener una buena relación con clientes y proveedores.
  • Llevar a cabo el seguimiento de pedidos y ventas.
  • Realizar el seguimiento de los proyectos en proceso para cerciorarnos de que se cumple con el plazo establecido.
  • Solicitar el mantenimiento y la reparación, si fuese necesario, de los equipos de la empresa.
  • Realizar inventarios y pedidos de material.
  • Reportar los gastos que han tenido lugar en la oficina.
  • LLevar a cabo cálculos básicos para gestionar facturas, pedidos o cualquier tipo de operación concerniente a la actividad de la empresa.
  • Trámite de expedientes y procesos administrativos.
  • Conocer y llevar a cabo las gestiones con la Administración Pública.
  • Manejo de aplicaciones informáticas y programas específicos para realizar determinadas funciones administrativas.
  • Gestión de recursos humanos.
¿Qué hace un auxiliar administrativo?

En empresas pequeñas, suele ser una única persona quien se encarga de la inmensa mayoría de las tareas anteriores, sin embargo, en empresas grandes suele ser común la existencia de diferentes departamentos entre los que se dividen las distintas tareas administrativas en función de su índole.

 

Especializaciones de un Auxiliar Administrativo

  • Recursos Humanos o gestión del personal.
  • Gestión documental.
  • Contabilidad.
  • Control y gestión fiscal.
  • Tesorería.
  • Recepción.

 

Dónde trabajar

Si te has planteado formarte como auxiliar administrativo, es probable que también hayas pensado en cuáles son tus opciones a la hora de trabajar.

En primer lugar, podemos ejercer como auxiliares administrativos en cualquier empresa privada. Como comentábamos anteriormente, es probable que si se trata de una empresa pequeña, nos encarguemos por completo de todas las actividades administrativas de la misma. Sin embargo, si nos gusta especialmente alguna de las especialidades que existen como administrativos, podemos acceder al departamento especializado dentro de una empresa de mayor tamaño.

Existe la opción de trabajar como auxiliar administrativo del Estado, en cuyo caso deberíamos preparar unas oposiciones, accediendo a las diferentes plazas que el estado pone a nuestra disposición. Para ello, deberemos presentarnos a una convocatoria con una fecha establecida y obtener una puntuación suficiente en la prueba que se nos realice.

 

Requisitos para ser Auxiliar Administrativo

Como primer requisito, es indispensable haber cursado una formación como auxiliar administrativo en la que obtengamos los conocimientos básicos sobre el concepto de  empresa, marketing, logística, contabilidad, fiscalidad, elaboración y archivo de documentación y recursos humanos, entre otras cosas.

También se va a valorar el manejo de las herramientas del paquete Office, con las que trabajaremos, con total seguridad, en cualquier empresa. Deberemos dominar el procesador de texto Word, el software de hojas de cálculo Excel y la herramienta para la creación de presentaciones Power Point.

Aunque no todas las empresas utilizan Contaplus para llevar al día su contabilidad, o Nominaplus para la elaboración de las nóminas de su plantilla, es recomendable conocer estos dos programas informáticos, ya que a pesar de que la empresa utilice los suyos propios, saber trabajar con estos primeros nos proporcionará unas nociones que podremos trasladar al uso de otros programas informáticos similares.

El conocimiento de un segundo idioma siempre será un punto a nuestro favor a la hora de encontrar trabajo como auxiliar administrativo. Debemos tener en cuenta que, aunque trabajemos en España, existen empresas con filiales en otros países o clientes extranjeros, y es probable que, como administrativos, debamos comunicarnos con estos.

También, tendremos que contar con unas nociones de cálculo básico, que nos serán necesarias para realizar tareas tales como la contabilidad, la gestión de gastos, el control de stock…

 

Cualidades de un buen Auxiliar Administrativo

  • Ser cortés, amable y educado.
  • Ser una persona organizada.
  • Saber trabajar en equipo.
  • Ser metódico y cuidadoso.
  • Saber expresarse correctamente de manera tanto oral como escrita.
  • Dominar la gestión del tiempo de trabajo.
  • Poseer habilidad para priorizar tareas.
  • Ser una persona capaz de tomar la iniciativa cuando sea necesario, pero también capaz de acatar órdenes.
  • Ser resolutivo.
  • Ser una persona receptiva.
  • Poseer cierta habilidad para las relaciones sociales.
  • Debe saber mantener la confidencialidad de la información con la que trata.
  • Saber mantenerse orientado al cumplimiento de metas.

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