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¿Cuál es la función del auxiliar administrativo?

Si te estás preguntando qué es lo que hace al auxiliar administrativo tan valioso en una empresa, a continuación te hablamos sobre las funciones que este lleva a cabo en la oficina.

¿Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo?


Funciones del Auxiliar Administrativo

A grandes rasgos, el auxiliar de administración realiza las tareas administrativas básicas de la empresa. Sin embargo, en empresas de pequeño tamaño, también será él quien se ocupe de la contabilidad y las funciones propias del departamento de recursos humanos. 

Una de las principales funciones del auxiliar administrativo es encargarse del archivo, lo cual supone almacenar, organizar y administrar los documentos que entren en la empresa, así como la copia de todos los que vayan destinados a personas o empresas externas a la misma. Es importante que revisemos de manera periódica todos los documentos almacenados para cerciorarnos de cuáles deben ser conservados y cuáles no, y de que estén archivados de manera adecuada y en el lugar y orden correctos.

También será responsabilidad del auxiliar administrativo la redacción de gran parte de los documentos que se generen en la oficina. Es imprescindible que todo aquello que redactemos sea claro, conciso y sin faltas de ortografía o errores ortográficos. Por eso es tan importante revisar el documento una vez hayamos finalizado la redacción del mismo. Debemos tener en cuenta que la imagen que percibe quien recibe dicho documento, será la imagen de la empresa, por eso hay que cuidar su presentación y su contenido.

Otra de las actividades que realizará el auxiliar administrativo de una empresa es la tramitación de expedientes y procesos administrativos, siguiendo siempre los procedimientos adecuados y utilizando los medios destinados a este fin.

Será prácticamente obligatorio conocer los procesos desarrollados por las Administraciones Públicas con las que los diferentes departamentos de la empresa tengan que mantener relación.

La organización de eventos de la empresa también suele ser competencia del auxiliar administrativo. Si es deseo de la empresa que tenga lugar cualquier tipo de comida o viaje de negocios, reunión, congreso, asistencia a una convención, etc, el auxiliar administrativo se encargará de gestionar las reservas oportunas, buscar proveedores, enviar invitaciones y confirmar número de asistentes…

La atención telefófica y/o virtual  de la empresa, normalmente será llevada a cabo por este profesional. No solo se encargará de atender las llamadas, sino que será el responsable de derivar las llamadas destinadas a otras personas o departamentos. En este punto cabe resaltar la gran importancia de tratar a la persona que llama con respeto, cortesía, y siempre con una sonrisa en la cara, que será percibida por nuestro oyente (la llamada sonrisa telefónica). Igual o más importante será mantener esta actitud si la atención es mediante una vídeo-llamada. 

El auxiliar administrativo se hará cargo de la atención a las visitas que se produzcan en la empresa. Tal y como ocurre con la atención telefónica, deberemos mostrarnos amables, educados y sonrientes. Trataremos de resolver todas aquellas cuestiones que se nos planteen por parte de la visita, siempre que esté en nuestra mano. No olvidemos que somos la imagen de la empresa, y a menudo, también su carta de presentación.

Es común que si la empresa no dispone de recepcionista propiamente dicho, gestionar la agenda de la empresa sea labor del auxiliar administrativo. Estaremos al día sobre reuniones, eventos, llamadas y citas importantes, e informaremos y recordaremos acerca de ello a las personas o departamentos pertinentes. 

Entre las funciones de un auxiliar administrativo pueden contarse ciertas de las tareas de contabilidad, sobre todo si la empresa no dispone de departamento contable o financiero. Para desempeñar las tareas contables con éxito, es importante aprender a manejar con soltura Excel y Contaplus, o si la empresa utilizase un programa propio para sus hojas de cálculo y contabilidad respectivamente, estos otros.  

Es recomendable, además, que sepamos realizar cálculos de nivel básico, ya que con frecuencia deberemos gestionar facturas, coste de los pedidos de los clientes, sueldos del personal, impuestos, cotizaciones a la seguridad social…

Una buena comunicación dentro de la empresa es primordial para su correcto funcionamiento. Será el auxiliar administrativo quien se haga cargo de trasladar toda la información, en lo referente a su trabajo, al departamento al que corresponda. 

Para que el auxiliar administrativo desarrolle su trabajo de manera adecuada, deberá conocer el uso de los recursos de los que dispone la oficina y que serán utilizados por este para el desempeño de sus labores. Hablamos de estar familiarizado con el manejo de ordenadores, impresora, escáner… O programas informáticos de los que deba hacer uso en su día a día, como pueden ser Contaplus, Nominaplus, o ciertas aplicaciones del paquete Office como Word, Excel, Outlook o PowerPoint.

El auxiliar administrativo será también el encargado de gestionar la correspondencia de la oficina. Recogerá la correspondencia recibida y la entregará a su destinatario, y será el responsable de que la correspondencia que deba ser enviada, lo haga correctamente. 

Aunque el auxiliar administrativo no participe directamente en las operaciones de compraventa, será quien trate con los proveedores, por lo que deberá crear y mantener una buena relación con los mismos.


Cualidades y habilidades de un buen Auxiliar Administrativo

  • Empatía.
  • Asertividad.
  • Polivalencia.
  • Saber trabajar en equipo.
  • Poseer buenas habilidades comunicativas, tanto orales como escritas.
  • Educación, respeto y amabilidad.
  • Ser organizado y metódico.
  • Ser ordenado.
  • Saber mostrar iniciativa. 


Salario del Auxiliar Administrativo

Si estás pensando en formarte con un curso de gestión administrativa para trabajar de ello, es probable que una de tus preguntas sea el salario que acompaña a este tipo de puesto. 

Aunque, sobre todo si hablamos del sector privado, el sueldo puede variar en función de la empresa, el sector y las funciones que realices en tu puesto, se estima que en España el sueldo medio de un auxiliar administrativo está en torno a los 1.000 – 1.400 euros brutos mensuales.

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