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10 trucos de Excel que te facilitarán la vida

Saca el mejor partido a las hojas de cálculo de Excel

Trucos de Excel que te facilitarán la vida

Saca el mejor partido a Excel

En un mundo en el que las tecnologías han cogido una importancia tan relevante, llegando a copar cualquier proceso dentro de una sociedad y hacerse imprescindibles en nuestro día a día, con ella las aplicaciones que facilitan las tareas tanto domésticas como profesionales, como es el caso de las hojas de cálculo que nos pone a nuestra disposición Excel.

Excel es una herramienta de cálculo incluida dentro del paquete Office, que utilizan las sociedades para los departamentos contables y financieros, aunque también puede ser utilizada como base de datos más allá de ambos departamentos. Se trata de un programa ampliamente utilizado en tareas de auxiliar administrativo o contable

Por ello, decidimos recopilar en este artículo algunos de los trucos de Excel, para maximizar las prestaciones que nos puede generar esta herramienta. Entre los trucos de Excel, algunos de ellos nos permiten realizar tareas con mayor rapidez, otros incrementan el número de trabajos abiertos, y algunos más que vamos a ir viendo.

Trucos Excel

El primer truco de Excel que vamos a ver, es una sencilla creación de filas nuevas en medio de unos datos que ya hemos insertado.

Ocurre constantemente que cuando trabajamos con unos datos, aparecen nuevos datos que tenemos que añadir en alguna de las filas o columnas en las que ya hemos insertado información.

Para ello, al igual que haríamos con una tabla de las aplicaciones Word u Open Office Writer, podemos añadir filas o columnas posicionándonos en el espacio en el que la queremos insertar pulsando en el botón izquierdo del ratón y seguidamente con el botón derecho abriremos una ventana en la que nos permite elegir estas opciones.

Cómo crear varias filas a la vez

Cómo crear varias filas a la vez en Excel

Si queremos crear varias filas al mismo tiempo, el procedimiento es el mismo pero escogiendo el número de filas que queremos crear y se crearán de la misma forma, el número de filas que hayamos seleccionado.

Como vemos en la imagen: seleccionamos las tres filas, pulsamos el botón derecho, elegimos insertar, luego elegimos insertar toda una fila, y nos aparecen las tres filas nuevas delante de las que hemos seleccionado previamente.

Cómo colorear celdas

Colorear las celdas para una búsqueda rápida del dato que queremos encontrar.

A la hora de realizar tablas o introducir datos, todos vienen en el mismo formato. Otro de los trucos de Excel es poder estructurar nuestros datos de forma quea primera vista seamos capaces de encontrar aquellos datos que buscamos, Excel nos permite esa posibilidad.

Por ejemplo, reconocemos el color rojo para aquello que es peligroso, o tiene menos valor, y por el contrario el verde sería el mejor valor.

Colorear celdas en Excel

Si seleccionamos los datos y pinchamos sobre el icono “formato condicional”, nos aparecen las diferentes opciones que podemos utilizar para personalizar nuestros datos y que sean más intuitivos para buscar.

Excel nos permite modificar los datos mediante barras de datos, escalas de color, incluyendo iconos, o utilizando varias de las opciones al mismo tiempo creando una “nueva regla” personalizada.

Cómo seleccionar todos los datos

Como tercer dato a tener en cuenta por su rapidez y sencillez, es el truco de Excel que nos permite seleccionar todos los datos de la hoja en la que estemos. Para ello simplemente tendremos que irnos a la esquina de la hoja y pulsar el cuadrado que está entre el número 1 y la letra A, como vemos en la imagen siguiente.

Cómo seleccionar todos los datos en Excel

Cómo crear una una lista desplegable

Un truco de Excel que puede venir a la hora de utilizar una serie reducida de ítems es el siguiente.

Cuando estamos clasificando nuestros datos en un grupo reducido de opciones que se repiten constantemente, podemos realizar una lista desplegable para no tener que anotarlas continuamente.

Para ello, escribimos las opciones a utilizar y creamos la lista. Pinchamos en el lugar donde queremos introducir la lista, luego pinchamos en el icono “validación de datos” eligiendo en la ventana emergente permitir “lista”.

Validar datos y permitir lista en Excel

Seguidamente, elegimos los datos de nuestra lista, que en el ejemplo son números que van del 4 al 10, después de apretar al icono que aparece en la ventana emergente en el apartado “origen” y que hemos señalado de rojo.

En la nueva ventana emergente seleccionaremos los datos, y ya tendremos la lista. El siguiente paso es copiar la celda de la lista creada y pegarla en los lugares donde deseemos posicionar nuestra lista.

Cómo ocultar filas y columnas

El quinto truco de Excel que queremos mostrar es la posibilidad de ocultar filas y columnas.  Para ocultar una columna rápidamente podemos apretar conjuntamente “Control” y el número “0”, si se trata de una columna “Control” y el número “9”.

Para volver a mostrarlas, con una columna apretaremos simultáneamente “Control”, “Mayús” y el número “9”; y para las filas, “Control”, “Mayús” y el número “8”.

Otra opción es pinchar en el icono Formato, “Visibilidad”, “ocultar/ mostrar” y “mostrar fila” o “mostrar columna”.

Cómo convertir de minúsculas a mayúsculas

El sexto truco será poder convertir minúsculas en mayúsculas y al revés.

Escribiremos MAYUSC o MINUSC dependiendo de lo que pretendamos conseguir, seguido de un paréntesis donde introduciremos la celda que queremos modificar.

Cómo cambiar el nombre de una hoja

Cuando creamos nuevas hojas aparecen bajo el nombre “Hoja nº”, la cual cosa nos obliga a cambiar de nombre para poder saber qué contenido tiene esa hoja, para hacerlo apretamos el botón derecho del ratón y “cambiar nombre”.

Pero existe un método más sencillo y rápido, simplemente hemos de pulsar dos veces encima del nombre de la hoja creada y nos permitirá cambiar al nombre que deseemos.

Cómo pasar del primer al último dato

Pasar del primer al último dato, es nuestro siguiente truco. Cuando disponemos de muchos datos, es costoso llegar hasta el último, sin embargo es posible hacerlo de forma rápida. Si mantenemos apretada la tecla “Control” y movemos con la flecha de arriba o abajo, pasamos rápido hasta el primer o el último dato.

Cómo pasar a cursiva

El noveno truco que vamos a señalar es la modificación de nuestro contenido en una celda a “cursiva”. Es posible modificar ´rápidamente una celda pulsando “Control” y “K”. Cambiará a cursiva toda la celda.

Cómo cerrar todos los libros a la vez

El último truco de Excel para cerrar nuestro artículo, nos enseñará a cerrar de forma unilateral todos los libros que mantenemos abiertos. Para ello tenemos que mantener pulsada la tecla “Mayús”, entramos en el menú y nos aparecerá una opción “cerrar todo”.

Jaume Navarro

Docente del Área de Administración de ESSAE y Licenciado en Economía