En el mundo empresarial, especialmente en el ámbito administrativo, se hace imprescindible manejar herramientas o programas como las hojas de cálculo de Excel. En este post, nuestros profesores de los cursos administrativos te cuentan 10 trucos de Excel que te facilitarán la vida, con estos trucos de Excel podrás realizar algunas tareas más rápido y de forma fácil.
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Saca el mejor partido a Excel
Excel es una herramienta de cálculo incluida dentro del paquete Office, que utilizan las sociedades para los departamentos contables y financieros, aunque también puede ser utilizada como base de datos e informes en cualquier departamento. Se trata de un programa ampliamente utilizado en tareas de auxiliar administrativo o contable.
Por ello, decidimos recopilar en este artículo algunos de los trucos de Excel, para maximizar las prestaciones que nos puede generar esta herramienta. Entre los trucos de Excel, algunos de ellos nos permiten realizar tareas con mayor rapidez, otros incrementan el número de trabajos abiertos, y algunos más que vamos a ir viendo.
Trucos de Excel
El primer truco de Excel que vamos a ver, es una sencilla creación de filas nuevas en medio de unos datos que ya hemos insertado. Ocurre constantemente que cuando trabajamos con unos datos, aparecen nuevos datos que tenemos que añadir en alguna de las filas o columnas en las que ya hemos insertado información.
Para ello, al igual que haríamos con una tabla de las aplicaciones Word u Open Office Writer, podemos añadir filas o columnas posicionándonos en el espacio en el que la queremos insertar pulsando en el botón izquierdo del ratón y seguidamente con el botón derecho abriremos una ventana en la que nos permite elegir estas opciones.
Cómo crear varias filas a la vez en excel
Si queremos crear varias filas al mismo tiempo, el procedimiento es el mismo pero escogiendo el número de filas que queremos crear y se crearán de la misma forma, el número de filas que hayamos seleccionado.
Por ejemplo, para crear tres filas nuevas, seleccionamos tres filas en el lugar donde deseamos insertar otras tres, pulsamos el botón derecho, elegimos insertar, luego elegimos insertar toda una fila, y nos aparecen las tres filas nuevas delante de las que hemos seleccionado previamente.
Cómo colorear celdas en exel
Colorear celdas en excel es una técnica útil para una búsqueda rápida del dato que queremos encontrar. A la hora de buscar datos en una tabla en la que todos los datos vienen en el mismo formato, colorear celdas en Excel nos permitirá estructurar nuestros datos de forma que a primera vista seamos capaces de encontrar aquellos datos que buscamos.
Por ejemplo, podríamos usar el color rojo para aquello que es peligroso, o tiene menos valor, y por el contrario el verde sería el mejor valor.
Si seleccionamos los datos y pinchamos sobre el icono “formato condicional”, nos aparecerán las diferentes opciones que podemos utilizar para personalizar nuestros datos y que sean más intuitivos para buscar. Solo debemos elegir el formato y las reglas que más nos convengan para colorear celdas.
📌 Excel nos permite modificar los datos mediante barras de datos, escalas de color, incluyendo iconos, o utilizando varias de las opciones al mismo tiempo creando una “nueva regla” personalizada.
Cómo seleccionar todos los datos en Excel
Como tercer truco a tener en cuenta por su rapidez y sencillez, es el truco de Excel que nos permite seleccionar todos los datos de la hoja en la que estemos. Para ello simplemente tendremos que irnos a la esquina de la hoja y pulsar el cuadrado que está entre el número 1 y la letra A.
Cómo crear una una lista desplegable en excel
Un truco de Excel que puede venir a la hora de utilizar una serie reducida de ítems es el siguiente. Cuando estamos clasificando nuestros datos en un grupo reducido de opciones que se repiten constantemente, podemos realizar una lista desplegable para no tener que anotarlas continuamente.
- Para ello, escribimos las opciones a utilizar y creamos la lista. Pinchamos en el lugar donde queremos introducir la lista, luego pinchamos en el icono “validación de datos” eligiendo en la ventana emergente permitir “lista”.
- Seguidamente, elegimos los datos de nuestra lista, que en el ejemplo son números que van del 4 al 10, después de apretar al icono que aparece en la ventana emergente en el apartado “origen” y que hemos señalado de rojo.
- En la nueva ventana emergente seleccionaremos los datos, y ya tendremos la lista. El siguiente paso es copiar la celda de la lista creada y pegarla en los lugares donde deseemos posicionar nuestra lista.
Comando para ocultar/mostrar filas y columnas en excel
El quinto truco de Excel que queremos mostrar es la posibilidad de ocultar filas y columnas. Para ocultar una columna rápidamente podemos apretar conjuntamente “Control+0”, si se trata de una columna “Control+9”.
Para volver a mostrarlas, con una columna apretaremos simultáneamente “Control+Mayús+9”; y para las filas, “Control+Mayús+8”.
➡️ Otra opción es pinchar en el icono Formato, “Visibilidad”, “ocultar/ mostrar” y “mostrar fila” o “mostrar columna”.
Cómo convertir de minúsculas a mayúsculas en excel
El sexto truco será poder convertir minúsculas en mayúsculas y al revés. Escribiremos MAYUSC o MINUSC dependiendo de lo que pretendamos conseguir, seguido de un paréntesis donde introduciremos la celda que queremos modificar.
Truco para cambiar el nombre de una hoja en Excel
Cuando creamos nuevas hojas aparecen bajo el nombre “Hoja nº X”, lo cual nos obliga a cambiar de nombre para poder saber qué contenido tiene esa hoja, para hacerlo apretamos el botón derecho del ratón y “cambiar nombre”.
Pero existe un método más sencillo y rápido, simplemente hemos de pulsar dos veces encima del nombre de la hoja creada y nos permitirá cambiar al nombre que deseemos.
Cómo pasar del primer al último dato en excel
Pasar del primer al último dato, es nuestro siguiente truco. Cuando disponemos de muchos datos, es costoso llegar hasta el último, sin embargo es posible hacerlo de forma rápida. Si mantenemos apretada la tecla “Control” y movemos con la flecha de arriba o abajo, pasamos rápido hasta el primer o el último dato.
Cómo pasar a cursiva en excel
El noveno truco que vamos a señalar es la modificación de nuestro contenido en una celda a “cursiva”. Es posible modificar ´rápidamente una celda pulsando “Control” y “K”. Cambiará a cursiva toda la celda.
Truco para cerrar todos los libros a la vez en excel
El último truco de Excel para cerrar nuestro artículo, nos enseñará a cerrar de forma unilateral todos los libros que mantenemos abiertos. Para ello tenemos que mantener pulsada la tecla “Mayús”, entramos en el menú y nos aparecerá una opción “cerrar todo”.
